Dossier de chantier
Tout le chantier dans un dossier, jusqu’au PV de réception
Chaque chantier a son dossier sur le téléphone, avec les photos avant, pendant et après, le code de la porte, les devis, les avenants et les documents. Le dernier jour, le PV de réception se signe sur place, réserves comprises.
Le chantier éparpillé
Les photos sont dans la pellicule, entre les vacances et les enfants. Le devis est dans un e-mail, l’avenant dans un autre, le plan dans une conversation WhatsApp. Le PV de réception, quand il existe, traîne sur papier dans le camion.
Comment ça marche
1
Le dossier se crée tout seul
Votre dossier de chantier est prêt dès que le client signe. Pour une visite avant le devis, vous l’ouvrez vous-même en quelques secondes.
2
Ajoutez au fil de l’eau
Photos, notes et documents se rangent directement dans le bon chantier.
3
Signez le PV de réception sur place
Avec votre client, sur le téléphone, réserves et photos comprises. Il signe sur place et reçoit son exemplaire juste après.
À quoi sert un dossier de chantier ?
À retrouver une information le jour où vous en avez besoin. En cas de litige, c’est la photo du réseau avant la fermeture des cloisons. Quand le client rappelle, c’est le devis signé et l’avenant qui a suivi. Pour l’entretien, c’est le code de la porte et l’emplacement de la vanne d’arrêt.
Dans JeanBat, chaque chantier est un dossier, avec le client, l’adresse et tout ce qui s’y rattache. Le dossier se met à jour avec le chantier.
Comment le dossier se remplit ?
En grande partie tout seul. Quand Mme Martin signe le devis de son chauffe-eau, son dossier est prêt.
Le jour de l’intervention, vous photographiez l’ancien ballon, la plaque du neuf, puis le groupe de sécurité posé. Les photos sont rangées dans le chantier de Mme Martin, datées, à part de vos photos personnelles.
Pour un gros chantier, vous ouvrez le dossier dès la visite, avant le devis : les photos de l’existant, les mesures dans une note, le plan envoyé par le client. Le devis s’y rattache ensuite.
Une photo de la façade ou de la pièce peut aussi servir à montrer le résultat au client : la simulation avant / après se range dans le même dossier.
Comment retrouver ce qui s’est passé sur le chantier ?
Chaque dossier tient un journal : le devis envoyé puis signé, l’avenant, les factures, les photos ajoutées, le PV signé. Tout est daté et classé dans l’ordre, au même endroit.
Avec la formule Équipe, toute l’équipe voit le même dossier : le compagnon prend les photos sur place, et la personne qui gère l’administratif retrouve le devis et les factures au bureau, sans un coup de fil.
Le PV de réception, signé le dernier jour
Le chantier est fini. Vous faites le tour avec votre client, sur place, téléphone en main. Le PV est déjà prêt. S’il y a une réserve, par exemple « joint de la douche à reprendre », vous la notez avec une photo. Votre client signe sur votre téléphone, et chacun repart avec son exemplaire.
La date de réception est fixée le jour même, et les dates de fin de garantie s’affichent dans le dossier. Les réserves restent suivies : quand le joint est refait, le PV de levée se signe de la même façon.
La date du PV compte aussi pour la trésorerie. Si votre client a gardé une retenue de garantie sur vos factures de situation, c’est elle qui fait courir l’année au bout de laquelle la retenue est libérée.
La mémoire de vos chantiers
Au fil des mois, vos dossiers forment l’historique de votre entreprise. Un ancien client vous rappelle pour une extension : vous retrouvez ses photos, ses devis et ses factures en quelques secondes, et vous préparez le nouveau devis en partant de ce que vous avez déjà fait chez lui.
Le dossier de chantier et le PV de réception sont compris dans les trois formules (tarifs Solo, Équipe et Entreprise). Pour faire venir les prochains chantiers, découvrez le site internet d’artisan.
Ce qui est inclus
- Photos prises sur place ou choisies dans la galerie, datées
- Notes : le code de la porte, l’emplacement du compteur, ce que le client a dit
- Documents : plans, notices, attestations
- Les devis du chantier et leurs avenants, rattachés
- Un journal de ce qui s’est passé : envoi, signature, photos, factures
- PV de réception signé sur place, sur le téléphone
- Réserves avec photos et délai de levée
- PV de levée des réserves, signé de la même façon
- Dates de fin des garanties affichées, selon la nature des travaux : un an, deux ans, dix ans
Vos questions
Le PV de réception est-il obligatoire ?
La loi n’impose pas l’écrit, mais la réception fait courir vos garanties : selon la nature des travaux, un an pour le parfait achèvement, deux ans pour le bon fonctionnement des équipements dissociables, dix ans pour la décennale sur l’ouvrage. Un PV signé le dernier jour, avec ou sans réserves, fixe cette date noir sur blanc et vous protège en cas de désaccord.
Que faire en cas de réserves ?
Vous les notez dans le PV, une par une, avec des photos et un délai pour les lever. Une fois les reprises faites, vous revenez avec votre client et vous signez un PV de levée des réserves, de la même façon. Le chantier est bouclé, preuves à l’appui.
Mon associé voit-il les photos ?
Oui, avec la formule Équipe : cinq personnes de l’entreprise sont incluses et voient les dossiers de chantier, sur son téléphone comme sur l’ordinateur. La photo prise par votre compagnon le matin est visible au bureau dès son envoi.
Quand commencent les garanties ?
À la date de la réception, celle du PV signé. JeanBat affiche dans le dossier la date de fin de chacune, selon la nature des travaux : la garantie de parfait achèvement, la garantie biennale pour les équipements dissociables et la garantie décennale pour l’ouvrage. Quand un client vous rappelle deux ans plus tard, vous savez tout de suite où vous en êtes.
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